A comunicação tem vindo a sofrer alteração ao longo dos tempos.
Anteriormente, a principal preocupação das empresas era passar uma boa imagem para o exterior, sem se preocupar muito com os seus colaboradores.
Hoje em dia, nota-se que a comunicação é feita de forma integrada, pois é dada importância tanto ao meio exterior como ao interior. Os gestores e líderes de equipas começaram a perceber que a comunicação deve ser feita de dentro para fora, pois havendo melhor comunicação interna, todos contribuem para que a comunicação externa seja mais eficaz.
A comunicação deve estar alinhada com as estratégias, valores e objetivos da empresa, e é fundamental que haja um bom plano de comunicação.
A comunicação empresarial interna tem como objetivo informar o público interno sobre os mais diversos assuntos da empresa, de modo a estabelecer um clima de confiança e de transparência. É o que permite que os colaboradores trabalhem de forma conjunta e alinhada aos objetivos da empresa, criando uma cultura organizacional positiva.
Mesmo através de trabalho virtual, é importante que se consiga manter a comunicação eficaz.
Fluxos de Comunicação e Ferramentas
Existem vários fluxos de comunicação dentro das empresas, mas os que mais se observam são o descendente, o ascendente e o lateral.
A comunicação descendente é aquela que ocorre dos cargos mais altos para os mais baixos. É o que permite orientar, informar e instruir os colaboradores.
O fluxo de comunicação ascendente deriva dos trabalhadores para os seus superiores. Normalmente, é neste tipo de comunicação que se obtêm feedbacks dos colaboradores.
A comunicação lateral ou horizontal, é a que ocorre entre os colaboradores do mesmo nível hierárquico e setor. É um tipo de comunicação que favorece a rápida colaboração e coordenação entre equipas.
A eficiência da comunicação interna só é alcançada quando ocorre de forma clara e transparente. Para tal, é necessário que a empresa recorra a várias técnicas e ferramentas de comunicação.
Ao adotar ferramentas de comunicação interna, a empresa aperfeiçoa a realização de tarefas, obtendo uma maior produtividade.
Podem ser utilizados vários tipos de ferramentas como: relatórios, folhetos, emails, questionários, intranet, telefone, videoconferências, apresentações formais, workshops, etc.
Obstáculos de uma boa Comunicação
Uma comunicação eficaz pressupõe que os destinatários compreendam corretamente as mensagens transmitidas. Existem algumas barreiras de comunicação que não deixam que a mensagem seja percebida na sua totalidade, ou que não permitem que seja passada de forma correta. Essas barreiras são essencialmente três: técnicas, de linguagem e psicológicas.
As barreiras técnicas são aquelas que estão relacionadas com o tempo (um atraso na comunicação de algo pode influenciar todo um processo), o excesso de informação (informação excessiva faz com que a mensagem não seja passada da forma mais clara) e a diferença cultural (o que é importante numa cultura pode não ser tão importante noutra e por isso, a comunicação pode tornar-se menos eficaz)
As barreiras de linguagem referem-se essencialmente ao vocabulário utilizado e à semântica. A comunicação deve ser sempre adequada ao público-alvo para quem estamos a comunicar, senão corremos o risco da mensagem não ter a mesma pertinência. Deve-se ter também atenção à linguagem técnica de certos meios ou negócios, quando estamos a falar com pessoas que não sejam da mesma área.
As barreiras psicológicas referem-se à distorção da informação, o que por vezes afeta o relacionamento entre as pessoas. Entre estas formas de distorção estão a tendência para se ouvir aquilo que se espera e não o que realmente nos está a ser dito; as diferenças de perceção em que pessoas diferentes, com experiências diferente podem percecionar a mesma mensagem de forma diferente; o stress que faz com que as pessoas não percecionem a mensagem de forma correta.
Comunicação eficaz e os seus benefícios
Existem alguns aspetos de relevo numa boa comunicação. O comunicador só conseguirá ter sucesso com o seu público interno se tiver as ferramentas necessárias.
Comunicar eficazmente pressupõe a existência de algumas particularidades como: a empatia, o saber ouvir, a observação ou a linguagem corporal.
A empatia é a capacidade de nos identificarmos com os pensamentos e sentimentos da outra pessoa. Não precisamos de concordar com ela, apenas precisamos de perceber o porquê da pessoa falar e agir de determinada forma.
O saber ouvir é uma das ferramentas mais importantes da comunicação. Só conseguimos comunicar corretamente se ouvirmos o que o outro nos está a dizer.
A capacidade de observação é também um fator importante, pois observar quem nos rodeia permite-nos conhecer melhor a pessoa e adaptar a comunicação à mesma.
A linguagem corporal é toda a comunicação que é feita por gestos, movimentos e expressões faciais. Através deste tipo de linguagem é possível perceber o estado de espírito da pessoa e interpretar melhor a mensagem que nos pretende passar.
É de extrema importância reunir com os colaboradores, passar feedback e informação necessária. Para tal, é essencial ouvir o que a sua equipa tem a dizer, pedir sugestões e explicar as estratégias e objetivos da empresa.
Utilizando uma boa comunicação interna é possível atingir certos objetivos, tais como:
1 - Aumento a produtividade – colaboradores bem informados sabem exatamente as tarefas que necessitam de realizar, a forma de as fazer e o prazo para as terminar.
2 - Melhoria do ambiente de trabalho – mantendo os funcionários informados sobre a realidade da empresa evitam-se rumores e especulações.
3 - Aumento do sentimento de pertença – valorizar as opiniões dos colaboradores, pedir feedbacks e sugestões faz com que se sintam mais integrados e valorizados.
4 - Diminuição da taxa de rotatividade da empresa - colaboradores mais satisfeitos esforçam-se por corresponder aos desafios e por prestar um bom trabalho.
5 - Equipa de trabalho alinhada nos mesmos propósitos – trabalham de acordo com os mesmos valores, a mesma missão e a estratégia do negócio.
6 - Melhoria da imagem da empresa – mostrar que se preocupa com os funcionários e com a sua opinião destaca a sua imagem externamente.
É fundamental o êxito da comunicação empresarial interna para que a empresa passe uma boa imagem para o exterior, e ganhe mais visibilidade e credibilidade.
Uma boa gestão de Recursos Humanos, mesmo que seja feita través de uma Assistente Virtual, é fundamental para manter uma boa comunicação, aumentando a produtividade dos funcionários de uma empresa.
É também necessário que haja uma boa interligação entre departamentos: administrativo, financeiro, recursos humanos, etc.
Autora: Gisela Santos - Assistente Virtual
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